Stok Sayımı Nasıl Yapılır? Adım Adım Dönem Sonu Sayım

Sistemde 120 görünen üründen rafta 114 çıkıyorsa aradaki 6 adet "kayıp"tır: fire, hatalı giriş, unutulan iade ya da kayıp/çalıntı. Stok sayımı bu farkları bulup kayıtları gerçeğe eşitler — hem envanter değerinizin hem kârlılık raporlarınızın doğruluğu buna bağlıdır.

1. Hazırlık

• Sayım anına kadar tüm faturaları/irsaliyeleri işleyin; bekleyen kayıt bırakmayın.
• Sayım sırasında satış yapılacaksa hangi andan itibaren sayılan rafa dokunulmayacağını netleştirin (en temizi mesai dışı saymaktır).
• Çoklu deponuz varsa her depoyu ayrı oturumda sayın.

2. Fiili sayım

Kâğıt listeyle saymak hem yavaş hem hataya açıktır. Barkodlu sayımda ürünü okutursunuz, sayaç artar; aynı üründen 30 adet varsa 30 kez okutmak yerine miktarı elle de yazabilirsiniz. Muhasebe Barikode'un sayım modülünde açık oturumdaki her satırda sistem miktarı ve canlı fark görünür — sapma anında fark edilir, raf ikinci kez kontrol edilir.

3. Farkların işlenmesi

Sayım bitince fark listesi çıkarılır: fazla çıkanlara giriş, eksik çıkanlara çıkış düzeltmesi yapılır. Bunu elle tek tek hareket girerek yapmak yerine sayım modülü "Tamamla" dediğinizde tüm düzeltmeleri otomatik üretir ve her hareketin açıklamasına sayım referansını yazar — denetimde iz sürmek kolaylaşır.

Sık yapılan hatalar

• Sayılmayanı sıfır saymak: sayıma yetişmeyen raf "0" değil "sayılmadı" olarak bırakılmalı; aksi hâlde stok yanlışlıkla silinir.
• Birim karmaşası: koliyle sayıp adetle kayıtlı ürünlerde çevrimi sayım anında yapın.
• Farkların araştırılmaması: büyük farklar düzeltilip geçilmemeli; nedeni (fire mi, kayıt hatası mı) not edilmeli.
• Yılda tek sayım: hızlı dönen ürünlerde 3-6 ayda bir kısmi sayım farkları küçükken yakalar.