e-İrsaliye Nedir, Kimler İçin Zorunlu? Sevkiyatta Dijital Dönem

e-İrsaliye, kağıt sevk irsaliyesinin GİB standartlarındaki dijital karşılığıdır. Mal fiilen yola çıkmadan önce elektronik ortamda düzenlenir, alıcısına elektronik olarak iletilir ve araçta kağıt yerine çıktısı ya da ekran görüntüsü bulundurulur.

Kimler için zorunlu?

Zorunluluk kapsamı GİB tebliğleriyle belirlenir ve ciro eşiğine ya da sektöre göre değişir: e-Fatura mükellefi olup belirli ciroyu aşanlar, demir-çelik, gübre, maden gibi bazı sektörler ve hal kayıt sistemi kapsamındaki sevkiyatlar başlıca gruplardır. Eşikler güncellenebildiği için mali müşavirinizle her yıl kapsamı teyit etmenizde fayda var — kapsama girip kağıt irsaliyeyle sevkiyat yapmak özel usulsüzlük cezasına tabidir.

Kağıt irsaliyeden farkları

• Önceden düzenleme: e-İrsaliye sevkiyat başlamadan önce onaylanmış olmalıdır; "yolda yazarız" dönemi kapanmıştır.
• Alıcı yanıtı: alıcı, malı kısmen ya da tamamen kabul/ret ettiğini elektronik yanıtla bildirebilir.
• Arşiv: matbaa baskısı, koçan ve dosya klasörü yoktur; belgeler elektronik saklanır.
• Plaka ve şoför bilgisi: sevkiyatı yapan araç ve sürücü belge üzerinde yer alır.

Süreç pratikte nasıl işler?

Programınızda sevk edilecek kalemleri seçersiniz; irsaliye UBL formatında oluşturulur, entegratör üzerinden GİB'e iletilir ve dakikalar içinde onaylanır. Araç yola çıkarken belgenin çıktısı ya da karekodu yeterlidir. Teslimattan sonra irsaliye tek tıkla faturaya dönüştürülür — mal hareketi ile fatura arasındaki kopukluk da böylece kapanır.

Geçiş için kontrol listesi

• e-İrsaliye destekleyen bir program ve GİB onaylı entegratör anlaşması,
• Ürün kartlarının (birim, barkod) düzenli olması,
• Sevkiyat yapan araç plakalarının ve şoför bilgilerinin hazır tutulması,
• Depo personeline "önce belge, sonra sevk" akışının anlatılması.

Muhasebe Barikode'de sipariş → irsaliye → fatura zinciri tek akıştır: siparişten irsaliye oluşturur, e-İrsaliye olarak gönderir, teslimat sonrası faturaya dönüştürürsünüz. Stok, sevk anında düşer.