e-Fatura ile e-Arşiv Fatura Arasındaki Fark Nedir?

İkisi de elektronik faturadır ve kâğıt faturayla aynı hukuki değeri taşır; fark alıcının kim olduğundadır.

e-Fatura: kayıtlı kullanıcıdan kayıtlı kullanıcıya

e-Fatura, GİB'in kapalı sistemine kayıtlı iki mükellef arasında gider. Alıcı da e-Fatura kullanıcısıysa ona kâğıt veya e-Arşiv fatura kesemezsiniz — fatura GİB üzerinden alıcının "posta kutusuna" iletilir; alıcı isterse faturayı sistem üzerinden reddedebilir.

e-Arşiv: sisteme kayıtlı olmayan herkese

Alıcınız e-Fatura mükellefi değilse (nihai tüketici veya kayıtsız firma) e-Arşiv fatura kesersiniz. Belge GİB'e raporlanır; müşteriye e-posta/çıktı olarak iletilir. Reddetme mekanizması yoktur; iptal, süresi içinde kesen tarafça yapılır.

Hangisini keseceğinizi nasıl bilirsiniz?

Fatura kesmeden önce alıcının VKN/TCKN'siyle GİB kayıtlı kullanıcı sorgusu yapılır. İyi bir program bunu sizin yerinize otomatik yapar: Muhasebe Barikode'da cari kartına vergi numarasını girdiğinizde mükellefiyet entegratör üzerinden sorgulanır ve fatura doğru tipte (e-Fatura ↔ e-Arşiv) hazırlanır — siz yalnızca "Gönder"e basarsınız.

Sık karışan noktalar

• Zorunluluk sınırları ciroya ve sektöre göre değişir ve tebliğlerle güncellenir; güncel eşikleri mali müşavirinize doğrulatın.
• Tevkifatlı fatura her iki tipte de kesilebilir; GİB işlem türü kodu (601-650) zorunludur.
• Mali mühür/imza özel entegratör kullanıyorsanız entegratör tarafından atılır; ayrıca cihaz almanız gerekmez.
• Saklama: e-belgeler 10 yıl saklanmalıdır; entegratör + kendi arşiviniz birlikte güvence sağlar.